UniCredit Leasing Austria gère ses processus complexes avec le système de gestion électronique des documents de Kofax

Chez UniCredit Leasing (Austria), la rapidité du traitement des documents papier entrants est une priorité. Depuis quelques années, le secteur du crédit-bail impliquait des opérations de plus en plus fastidieuses. Dans la salle de courrier entrant, les tâches manuelles augmentaient constamment : les agents devaient lire, trier et transférer des courriers toujours plus nombreux, envoyés par près de 180 sociétés de toutes sortes et qui arboraient un nom différent. La technologie Kofax a joué un rôle clé dans la conception d’une solution de gestion des documents pour l’entreprise.

UniCredit Leasing (Austria) reçoit chaque année plus de 120 000 courriers, dont une bonne partie doit être traitée en plusieurs étapes par différentes personnes. De plus, avant la mise en place du système de gestion des documents de l’entreprise, il fallait réaliser d’innombrables copies de documents et les distribuer en interne. L’objectif consistait donc à centraliser l’archivage de tous les documents afin de limiter les efforts de recherche… ce qui est plus facile à dire qu’à faire. En 2006, les archives des contrats actifs occupaient environ 2,5 kilomètres de rayonnage.

« Nous avons donc décidé de déployer un système de gestion électronique des documents pour notre activité de crédit-bail », se souvient Harald Krouza, responsable de projet chez UniCredit Leasing. « Notre principale préoccupation était de numériser les documents avant de les intégrer dans nos workflows et de développer l’automatisation de la distribution. »

En parallèle de l’intégrateur de systèmes RR Donnelly, nous avons mis au point une solution intégrant la technologie Kofax et l’avons déployée progressivement. L’approche choisie visait à « numériser avant de traiter » afin que tous les documents soient numérisés dès que possible, puis intégrés dans les workflows sous forme électronique.

Environ les trois quarts des documents papier entrants liés aux 180 sociétés UniCredit Leasing (Austria) sont adressés à UniCredit Kfz Leasing GmbH et UniCredit Fuhrparkmanagement GmbH. Il s’agit de contrats de crédit-bail, de factures commerciales et de notifications de compagnies d’assurance automobile. Tous ces documents affichent des caractéristiques similaires et leur traitement peut donc être en grande partie standardisé. Les courriers reçus de part et d’autre sont filtrés par un prestataire de services externe, Scanpoint, société faisant partie d’Österreichische Post AG.

Les documents sont directement numérisés et transmis à UniCredit Leasing sous forme d’images électroniques. Les autres types de courriers sont collectés dans la salle de courrier principale du siège de l’entreprise à Vienne, prétriés manuellement, puis numérisés. Ce processus utilise Kofax Capture™ et Kofax VRS Elite™ afin de garantir la qualité des images même si les documents initiaux sont froissés ou tachés.

Les images fournies par Scanpoint et celles créées par l’entreprise elle-même sont ensuite traitées dans les solutions Kofax. Grâce à Kofax Capture et Kofax Transformation™, les images sont classées et les données pertinentes sont extraites. Chaque document à renvoyer (contrats signés, procédures de transfert ou formulaires complétés) présente un code à barres qui détermine le parcours du document. Ce code à barres comprend un numéro de série individuel et les informations connexes sont stockées dans un tableau. Les documents ne sont pas simplement envoyés aux membres de l’équipe responsable : ils sont indexés et stockés dans une archive électronique afin que les employés puissent directement récupérer les documents dont ils ont besoin, sans passer par des tâches administratives fastidieuses. Pour ce faire, le personnel a accès à WeWebU OpenWorkDesk.

Cependant, une grande partie du courrier entrant est dépourvue de codes à barres et doit au préalable être classée avant d’être traitée pour que les données pertinentes soient extraites. Kofax Transformation se charge également de cette tâche. L’exemple suivant illustre bien la procédure mise en place. Un grand nombre de documents dans le secteur automobile provient des compagnies d’assurance. Kofax Transformation Modules détecte le type de document à partir des formulations employées, puis lit automatiquement les données du véhicule, comme le numéro d’identification et la plaque d’immatriculation du véhicule. Une requête contenant ces informations est envoyée au système de crédit-bail pour identifier le contrat concerné. La lettre est indexée, stockée, puis attribuée à une équipe de traitement. Seules les informations ambiguës et non valides sont vérifiées manuellement par les employés, puis corrigées, le cas échéant, avant que les données soient injectées dans le système principal.

Enfin, les images sont converties au format PDF/A grâce au module Kofax PDF Image + Text qui a été ajouté à Kofax Capture. Si les images étaient auparavant stockées au format TIFF, le format PDF/A permet de reconnaître l’intégralité du texte et d’effectuer des recherches dans les documents archivés, mais aussi de réduire la taille des fichiers stockés.

Les archives papier ne sont plus nécessaires au quotidien, car tous les documents inhérents à l’activité principale sont stockés dans le système d’archivage Kofax. La numérisation postérieure des archives et la démarche de digitalisation rationnelle ont entraîné une diminution sensible des archives papier. À l’heure actuelle, seuls les contrats originaux et les documents de type contrat (y compris les courriers, les protocoles de transfert et les factures) sont conservés au format papier pour des raisons de sécurité. Ils sont détruits après une brève période de stockage de six mois. Si les archives nécessitaient autrefois 2,5 kilomètres de rayonnage, quelques mètres suffisent à présent.