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L’automatisation intelligente en réponse aux défis du Brexit

La presse fait chaque jour état des problèmes, des retards et des coûts liés à la mise en œuvre du Brexit. Dans le même temps, nos clients et nos prospects nous font eux aussi part des difficultés qu’ils rencontrent. Nous sommes donc parfaitement au courant des problématiques à gérer pour les entreprises. Par exemple :

  • Une chaîne d’approvisionnement « juste-à-temps » implique 80 fois plus de formalités douanières.
  • Il arrive que des cargaisons entières soient retardées ou annulées en raison de documents non conformes.
  • La saisie des données douanières et la gestion des problèmes de service correspondants nécessite l’embauche de centaines d’employés.

Et ce ne sont là qu’une partie des défis post-Brexit que doivent relever les exportateurs, les importateurs et les sociétés logistiques. Sans surprise, les entreprises se sentent souvent impuissantes et démunies.

Heureusement, l’espoir est permis. Une nouvelle génération de solutions d’automatisation intelligente prend en charge les nouvelles tâches administratives liées au Brexit et permet d’adapter vos workflows aux procédures d’import/export les plus complexes. Pour suivre l’évolution des exigences imposées par le Brexit, les entreprises doivent s’équiper d’une plateforme d’automatisation intelligente avancée intégrant trois fonctionnalités en particulier.

Intelligence documentaire

Les entreprises reprochent avant tout au Brexit de multiplier les formalités administratives. Il est donc indispensable d’automatiser les transactions commerciales à l’aide d’un seul système capable de traiter les documents indépendamment de leur format (papier ou numérique) et d’en extraire les données importantes. Pour accélérer et étendre la capture des informations à l’échelle de l’entreprise, misez sur des fonctionnalités comme la capture cognitive et l’intelligence artificielle (IA).

La capture cognitive automatise la capture, l’analyse et l’intégration des données structurées et non structurées en faisant appel à différentes technologies de traitement, dont la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la correspondance au modèle. Depuis l’entrée en vigueur du Brexit, les entreprises doivent jongler avec une multitude de documents complexes, notamment les lettres de voiture CMR, les factures commerciales et les documents administratifs uniques (formulaires C88). Or, leur traitement manuel entraîne des retards, coûte cher et augmente le taux d’erreurs. Grâce à la capture cognitive, les entreprises peuvent automatiser la lecture et l’intégration des données, tout en garantissant la fluidité des opérations quotidiennes.

L’intelligence artificielle renforce les règles métier inhérentes au traitement documentaire en utilisant des algorithmes entraînés à identifier et à classer les informations. Les tâches d’identification et de traitement sont exécutées bien plus rapidement avec un système basé sur l’intelligence artificielle qu’avec des scripts ou des opérations de programmation. Votre plateforme d’automatisation intelligente doit inclure une technologie d’IA comme le traitement de langage naturel pour « lire » vos documents ou e-mails entrants et les associer à la cargaison, au bon de commande et à l’enregistrement correspondants dans votre système ERP. Si la recherche n’aboutit pas, les documents sont immédiatement acheminés vers le personnel compétent. Le système apprend à chaque exception et améliore ainsi la prise en charge des contenus similaires les fois suivantes.

Systèmes connectés

Le Brexit alourdit certains processus déjà complexes impliquant un grand nombre d’intervenants et d’applications. Les systèmes douaniers conçus pour fonctionner dans le cadre du marché commun sont donc mis à jour ou remplacés pour tenir compte des règles du commerce international. De même, les éditeurs de solutions logistiques ont repensé leurs interfaces et mis en place de nouveaux formats de données en vue de l’entrée en vigueur du Brexit. Pour accompagner les entreprises dans ce nouveau modèle, une plateforme d’automatisation intelligente doit assurer la connexion de systèmes disparates et l’orchestration des workflows.

L’intégration est une fonctionnalité centrale pour toute plateforme chargée d’automatiser et d’étendre les processus commerciaux à l’échelle de l’entreprise. Le système doit prendre en charge les scénarios les plus simples (la connexion à une boîte de réception pour lire les e-mails entrants, par exemple) comme les plus compliqués (l’intégration approfondie avec les systèmes ERP et comptables). Les plateformes de pointe proposent des fonctionnalités capables de simuler les frappes de touche dans une interface utilisateur Web ou client existante, et de se connecter aux derniers services Web RESTful pour satisfaire aux exigences d’intégration.

Chaque entreprise possède un écosystème technologique qui lui est propre. Pour une intégration optimale, vous devez connecter la plateforme d’automatisation intelligente aux systèmes principaux à l’aide d’adaptateurs préconfigurés, et notamment la déployer et l’étendre dans le Cloud afin de tirer parti des synergies avec les plateformes comme Microsoft Azure et Amazon Web Services et de réaliser des économies. Si vous cherchez avant tout un retour sur investissement accéléré à moindre coût, vous pouvez vous tourner vers les offres SaaS (Software-as-a-Service) qui proposent une administration système gérée par le fournisseur.

Orchestration des processus

Le Brexit a transformé les workflows existants, en modifiant notamment les informations à fournir pour le transport des marchandises entre l’Union européenne et le Royaume-Uni. Diverses règles inédites ont fait leur apparition, comme le Protocole sur l’Irlande du Nord et le permis d’accès au Kent (Kent Access Pass) destiné aux poids-lourds. Pour maintenir la cadence, les entreprises doivent automatiser les workflows de routine et optimiser les processus métier.

L’orchestration des processus permet de modéliser, gérer et surveiller les différents acteurs et systèmes intervenant dans un workflow donné. La cartographie des processus métier définit les grandes étapes requises en intégrant au cadre d’exécution les règles et les accords de niveau de service à respecter. Grâce à la surveillance des délais, des ressources et des coûts associés à chaque étape, les entreprises identifient facilement les gains d’efficacité potentiels. De même, une plateforme d’automatisation intelligente nécessitant peu ou pas de programmation permet de modifier ou d’ajouter plus facilement une étape au processus… en évitant ainsi les cycles de développement interminables. L’orchestration des processus offre l’agilité nécessaire pour s’adapter rapidement aux processus complexes et se conformer aux nouvelles exigences.

L’automatisation des tâches déploie des agents/robots logiciels qui se substituent aux interventions manuelles ou les complètent. Avec le Brexit sont apparues de nouvelles tâches fastidieuses : saisie des données, recherche des codes de marchandise, formulaires à remplir, etc. L’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) met à la disposition des entreprises une myriade de robots qui viennent renforcer leurs capacités sans augmenter les effectifs, d’où des économies importantes. Les robots exécutent rapidement toutes les tâches répétitives et chronophages que vous leur confiez : réponse aux e-mails, localisation des données sur les bons de commande, recherche des codes de marchandise ou encore saisie des données d’importation dans une déclaration en douane. Le personnel peut dès lors se consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée, comme le service client et les prises de décision. Si nécessaire, les employés ont accès au système par le biais d’une interface Web ou mobile intuitive, où qu’ils se trouvent. Ils peuvent même utiliser leur smartphone pour numériser les colis ou les documents à leur arrivée.

L’automatisation intelligente en réponse aux défis du Brexit

Avec une plateforme d’automatisation intelligente dotée de fonctionnalités comme la classification basée sur l’IA, la capture cognitive, l’intégration des systèmes de gestion et l’orchestration des processus, les entreprises bénéficient d’une solution à la fois performante et agile. Résultat : elles peuvent désormais miser sur une automatisation complète et évolutive, capable de répondre aux exigences et aux problématiques du Brexit.

Le déploiement de nombreux processus post-Brexit doit s’appuyer sur un ensemble de documents complet et cohérent. La nouvelle génération de plateformes d’automatisation intelligente assemble et vérifie les documents administratifs requis (certificats d’origine, lettres de voiture CMR, formulaires C88 et factures commerciales) pour les procédures de dédouanement ou les déclarations en douane. Le formulaire C88 comporte à lui seul plus de 60 champs. Son traitement manuel entraîne donc un surcoût important, sans parler du risque d’erreurs et de retard de livraison.

Le Brexit est peut-être bel et bien en train de transformer les transactions commerciales, mais il existe une solution : opter pour une plateforme d’automatisation intelligente puissante qui accélère le traitement des formulaires, la saisie des données et les vérifications de conformité. Les entreprises qui misent sur les bons outils et les bonnes technologies relèveront facilement les défis du Brexit et seront en mesure d’adopter dès aujourd’hui la démarche « Work Like Tomorrow ».