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Les promesses d’une salle courrier digitale

Notre dernier billet sur les salles courrier digitalisée présentait les cinq avantages clés de ce type de solution. Nous y expliquions comment votre organisation pouvait tirer parti de l’automatisation des tâches de collecte, d’extraction, de classification et de validation des informations entrantes. Pour bénéficier de ces avantages, les entreprises sont néanmoins tenues d’investir dans une solution dotée d’une technologie d’automatisation intelligente à la fois puissante et innovante.

Quelles sont exactement les technologies d’automatisation nécessaires pour transformer vos processus manuels chronophages en salle courrier rapide et intelligente ? Nous vous expliquons tout. Plusieurs témoignages de clients Kofax vous démontreront à quel point les avantages de la transformation digitale sont tangibles.

En coulisses : la technologie d’automatisation intelligente

Le logiciel d’automatisation de la salle courrier digitale repose sur la technologie d’automatisation intelligente, une fonction d’intelligence documentaire dédiée, des systèmes connectés, l’orchestration des processus et l’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA).

Lorsqu’elle est connectée à un développeur métier, la salle courrier digitale dernière génération achemine le courrier aux employés, gère les correspondances de retour avec pertinence et transfère les données transactionnelles aux opérationnels, selon un processus automatisé entièrement sécurisé.

Les plateformes low-code élargissent le champ d’action des développeurs métier (en favorisant l’itération et en contournant les longues files d’attente de programmation) et permettent aux utilisateurs de bénéficier d’une véritable « plateforme unifiée » qui orchestre l’ensemble des processus. Le processus ne se met plus en pause à chaque nouvelle étape, le temps que l’organisation achète des fonctionnalités supplémentaires auprès d’un fournisseur tiers pour standardiser les documents papier ou numériques en vue de leur acheminement.

L’intelligence documentaire utilise la capture cognitive et l’intelligence artificielle (IA) pour convertir les données non structurées en informations structurées. L’IA intégrée (traitement de langage naturel, machine learning, capture mobile, développement low-code, etc.) optimise le traitement des documents en front-office et en back-office. Des demandes de prêt jusqu’au traitement des commandes, en passant par la gestion des contrats, les salles courrier digitalisée (et la transformation digitale) tirent parti de l’intelligence documentaire dans toute l’entreprise.

Les données du courrier entrant ont par ailleurs souvent besoin d’être mises à jour dans différentes applications. Une solution capable de s’intégrer dans les applications, les logiciels et les bases de données de l’entreprise permet d’exploiter les données en toute sécurité tout en accélérant le processus d’automatisation. Grâce aux fonctionnalités low-code et aux connecteurs préconfigurés, les développeurs métier peuvent agir sur le processus d’automatisation, ce qui favorise les initiatives et optimise les gains d’efficacité.

L’orchestration des processus transforme les workflows. Les entreprises peuvent augmenter leur capacité de travail sans effectifs supplémentaires. Délivré des tâches manuelles, le personnel peut se concentrer sur les tâches qui génèrent de la valeur et améliorent l’expérience client. Le parcours client gagne en simplicité et en efficacité de bout en bout.

La RPA automatise les tâches manuelles chronophages et rationalise les workflows et les intégrations système. Les entreprises tirent parti d’une solution complète qui développe l’automatisation à l’échelle de toute l’organisation.

Résultats tangibles : deux poids lourds des salles courrier digitalisée

Kelag est une entreprise de vente d’énergie qui reçoit d’importants volumes de courrier, dont 60 000 factures par an. La plupart de la correspondance arrive au format papier et l’entreprise a recours à une salle courrier traditionnelle pour faire partir les envois deux fois par jour. Cette approche lente et coûteuse a poussé l’entreprise à opter pour une salle courrier digitale Kofax. Les documents sont désormais numérisés et transférés de façon immédiate, et donc réceptionnés beaucoup plus tôt. Auparavant, le courrier que recevaient les succursales mettait deux jours à arriver au siège de l’entreprise pour y être traité. Désormais, la réception est instantanée. L’entreprise gagne également 30 minutes par jour sur le traitement des factures et des retours.

Swiss Post Solutions (SPS) fournit des services de gestion des processus métier externalisés. Si nombre de leurs clients opéraient leur transformation digitale, les services et processus secondaires étaient souvent laissés pour compte. SPS souhaitait leur proposer une solution de migration vers les documents électroniques. La salle courrier digitale Kofax accompagne désormais les clients de SPS tout au long de leur transformation digitale. Ils peuvent accéder aux services de la salle courrier digitale sur un portail. La salle courrier physique s’est transformée en véritable centre d’information numérique. Les avantages sont multiples : délais de traitement plus courts, coûts d’exploitation moins élevés, hausse de la productivité et conformité renforcée.

Notre série consacrée à la salle courrier digitalisé avait pour but de vous fournir toutes les informations essentielles. Nous avons passé en revue les intérêts d’une salle courrier digitale pour les entreprises, puis nous avons réfléchi à l’élaboration d’une solution pertinente qui soit universelle. Désormais, la balle est dans votre camp. Créez la salle courrier de demain pour adopter dès aujourd’hui l’approche Work Like Tomorrow™.