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La crise sanitaire : une opportunité pour automatiser la salle courrier

La nécessité est mère de l’invention. La pandémie représente donc un véritable tremplin pour l’innovation.

Les entreprises sont actuellement contraintes de repenser une grande partie de leurs processus opérationnels, y compris leurs salles de courrier traditionnelles. Au cours de l’année qui vient de s’écouler, elles ont dû composer avec l’absence de personnel sur site pour gérer le flux entrant de documents papier. Désormais, le télétravail à temps partiel ou à temps plein est devenu la norme. Le format numérique n’est plus considéré comme une simple option, mais comme une nécessité absolue.

En effet, nous échangeons tout au long de la journée des informations avec nos clients, nos fournisseurs et nos collaborateurs par le biais de multiples canaux et dans des formats variés. Les courriers, les fax et les e-mails s’accumulent rapidement. Or, pour garantir l’efficacité opérationnelle et la qualité de service auprès de leurs clients et de leurs fournisseurs, les entreprises doivent être capables de traiter d’importants volumes de documents entrants, même si le personnel est dispersé.

Pour corser les choses, la majeure partie des courriers entrant sont de nature transactionnelle, c’est-à-dire que leur contenu joue un rôle essentiel dans différents processus métier. Malheureusement, la numérisation des documents ne suffit pas à garantir la fluidité des processus métier si les données ne parviennent pas à la bonne personne, au bon moment. Il faut donc classer les courriers par type, puis extraire les données essentielles et les transférer au format adéquat, en temps et en heure, vers le processus qui convient.

S’il est possible de procéder manuellement aux étapes de tri et d’extraction (ce que font d’ailleurs beaucoup d’entreprises encore aujourd’hui), cette approche est inefficace, chronophage et extrêmement propice aux erreurs. Chaque jour, les documents réceptionnés sont multiples et variés : bons de commande, contrats, feuilles de soin, factures, correspondance des clients, notes de frais, etc. On imagine aisément le retard que peuvent prendre les entreprises en essayant de traiter toutes ces informations manuellement.

La solution à cette problématique : opter pour une salle courrier digitalisée qui automatise la collecte, l’extraction, le classement et la validation des informations entrantes. Adopter dès aujourd’hui une « salle courrier de pointe » offre de nombreux avantages. Les entreprises qui ont déjà franchi le cap perçoivent d’ailleurs des résultats tangibles.

Les 5 avantages d’une salle courrier digitalisée

  1. Réduction des coûts : contrairement au traitement manuel, qui demande du temps et donc de l’argent, l’automatisation réduit les coûts d’exploitation. De plus, l’automatisation intelligente vous permet de centraliser et d’adapter la gestion des opérations de la salle courrier à l’échelle de l’entreprise, avec à la clé une augmentation des revenus.
  2. Meilleure réactivité : les clients et les fournisseurs souhaitent une réponse immédiate. Peu leur importe que vous crouliez sous les documents à trier. Grâce à une approche automatisée, le contenu entrant non structuré est converti en données exploitables, pour un traitement beaucoup plus rapide des documents. Les exceptions sont gérées en quelques minutes seulement, au lieu de plusieurs jours.
  3. Sécurité renforcée et réduction des risques : il faut bien le reconnaître, le format papier n’est pas sans risque. Un document important peut facilement être égaré ou tomber entre de mauvaises mains. Une salle courrier digitalisée vous permet de numériser les documents entrants sous forme d’images de haute qualité, pour une sécurité renforcée. Vous pouvez également appliquer des règles métier pour garantir le respect de la réglementation sectorielle.
  4. Amélioration de la fiabilité et de l’expérience client : même les employés les plus vigilants font des erreurs lorsqu’ils traitent les documents et saisissent manuellement les données. L’automatisation élimine les erreurs liées aux processus d’extraction et de validation. Cette fiabilité améliorera la satisfaction des clients (et des fournisseurs), qui apprécieront en outre votre réactivité en cas de problèmes ou de questions. Les entreprises peuvent également personnaliser l’expérience et communiquer avec les clients via leur canal de prédilection.
  5. Visibilité et analyse décisionnelle : une fois extrait, classé et validé, le contenu entrant est converti en données structurées qui servent à alimenter les systèmes de votre entreprise. Vous pouvez surveiller les performances de vos processus métier tout au long du parcours client et les améliorer au fil du temps grâce à l’analyse décisionnelle.

Les entreprises innovantes laissent derrière elles les corbeilles à papier et les bacs de réception pour miser sur l’automatisation intelligente. Lisez l’article suivant pour savoir comment choisir votre solution de salle courrier digitalisée et lire des témoignages concrets.

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