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Dématérialisation Cognitive des Documents : Liste de Vérification des Fonctionnalités Indispensables

Bienvenue dans le troisième billet de blog de notre série en six parties consacrée aux nouveautés en matière de capture multicanale des documents et de technologie de reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition, OCR) intelligente. Nous étudions comment l’intelligence artificielle (IA) a transformé le champ des possibles en mettant les documents et les données à votre service alors qu’ils étaient auparavant perçus comme une charge.

Dans la première partie, nous avons expliqué comment l’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) a marqué un véritable tournant en offrant aux entreprises les moyens de résoudre les problèmes liés aux tâches manuelles centrées sur les données, sans toutefois parvenir à automatiser le traitement des documents de façon efficace. Dans la deuxième partie, nous nous sommes penchés sur l’émergence de la dématérialisation cognitive des documents (Cognitive Document Automation, CDA), qui prend en charge les « tâches intellectuelles » visant à comprendre le sens d’un document ou d'un e-mail, les informations contenues et les actions requises. Nous avons étudié de façon approfondie comment la CDA permet de rationaliser les processus métier, notamment quand elle est combinée avec la RPA.

Dans la troisième partie nous approfondissons le sujet en indiquant les caractéristiques à rechercher dans une solution CDA. (Pour information : une fonction OCR seule ne suffit pas.)

Afin de vous aider à évaluer le panel d’offres en matière de CDA, nous avons dressé une liste des « fonctionnalités indispensables ». Passez en revue cette liste de vérification des plus utiles pour vous assurer que votre solution CDA dispose de toutes les fonctionnalités requises pour faire rimer documents et données avec économies et simplicité.

Liste de vérification des fonctionnalités CDA indispensables :

Capture distribuée

Prise en charge de la capture de documents centralisée en back-office à l’aide de scanners de production et prise en charge de la capture distribuée dans les bureaux régionaux et les succursales ; gestion centralisée des fonctions d’administration, des licences, des outils de reporting et des profils de scanner pour minimiser le coût total de possession.

Capture multicanale

Capture multicanale intégrale permettant de satisfaire aux préférences de chaque client, y compris la prise en charge des canaux suivants : terminaux mobiles, e-mails, sites Web, fax, scanners de bureau, dossiers et imprimantes multifonctions. Vérifiez que le kit de développement logiciel mobile permet aux développeurs d’intégrer une suite complète de fonctions de capture mobile (avec capture d’images, compression, perfectionnement, classification, reconnaissance, extraction et validation des données) dans leurs propres sites Web et applications.

Capture de la salle de courrier (multiservice)

Fonctionnalité permettant de répondre aux besoins de divers services, avec notamment la prise en charge de l’acquisition et de la compréhension de tout type de document susceptible de leur être adressé (formulaires, factures, bordereaux d’expédition, dossiers de prêt, documents d’intégration, dossiers médicaux, e-mails, correspondance, contrats, etc.).

Classification des documents

Fonctionnalités de classification automatique de tout type de document : oubliez les étiquettes avec codes à barres et les pages de garde insérées à la main.  La classification doit s’effectuer sans intervention humaine et s’appuyer sur diverses méthodes (mise en page du document, contenu, règles fondées sur les expressions régulières, etc.) axées sur le machine learning (apprentissage automatique) basé sur l’exemple et le comportement des utilisateurs en continu.

Séparation des documents

Fonctions de séparation automatique des documents au sein d’un lot (pile de documents) ou d’une liasse (propre au client) sans insertion manuelle de feuilles de séparation. La séparation des documents doit s’appuyer sur le machine learning par l’exemple (sans obligation de configurer la solution manuellement) et le comportement des utilisateurs en continu.

Extraction des données

Prise en charge de l’extraction des données contenues dans tout type de document, indépendamment de la langue et du format (formulaires structurés, documents semi-structurés et non structurés, etc.) : la solution CDA doit extraire tous les types de champs, y compris le texte imprimé (quelle que soit la police), les inscriptions manuscrites en majuscules, les écritures cursives, les codes à barres, les infobulles et les cases à cocher. Pour une automatisation optimale, la solution doit être capable de choisir parmi les résultats renvoyés par plusieurs moteurs de reconnaissance optique des caractères. Les données OCR brutes ne suffisent pas : les solutions CDA doivent les localiser, les formater et les interpréter pour les rendre exploitables.

Validation des données/règles de validation/mise en correspondance avec les bases de données

Interface de validation des données conviviale et compatible avec l’utilisation d’un clavier, permettant aux opérateurs de repérer et corriger rapidement les caractères et les champs extraits dont la fiabilité est mise en doute. La solution doit prendre en charge les règles de validation (par exemple : Champ 1 + Champ 2 = Champ 3), ainsi que les raccourcis de recherche dans les bases de données. La possibilité d’obtenir des correspondances partielles dans les bases de données (lors d’une recherche de fournisseur ou de bon de commande, par exemple) est également importante à des fins d’extraction et de validation, en sachant que les tables très volumineuses (> 1 million d’enregistrements) ne doivent pas être un obstacle.

Machine learning des documents et du contenu

Le machine learning est essentiel : la formation du système à l’aide d’exemples soumis à l’IA et le perfectionnement du système en production grâce à la saisie des utilisateurs contribuent à optimiser progressivement l’intelligence de classification des documents et d’extraction des données, et ce, sans les coûts inhérents à la gestion de règles.

Traitement du langage naturel pour les contenus non structurés (e-mails, etc.)

Le traitement du langage naturel est un autre algorithme d’IA majeur : il permet une meilleure compréhension du contenu, des avis et des sentiments exprimés dans des documents non structurés tels que les e-mails, les correspondances ou les contrats, afin d’éviter toute intervention humaine. La solution CDA doit intégrer cette fonction en natif ou recourir aux services REST pour appeler des fournisseurs tiers dans le Cloud, comme Microsoft et Google.

Exportation et intégration des documents et des données dans les systèmes d’enregistrement

Prise en charge de l’exportation des documents et des données vers les systèmes ECM et ERP courants, sans que l’écriture ni la gestion d’un code d’intégration soient nécessaires. La solution CDA inclut idéalement des connecteurs d’exportation préconfigurés vers les principaux systèmes de destination et propose des moyens d’intégration sans codage avec les systèmes non pris en charge ou dépourvus d’API exposées. (Dans ce cas de figure, la RPA est parfaite pour intégrer les systèmes difficiles d’accès.)

Process Intelligence

Fonctions de découverte et d’analyse permettant à l’entreprise d’identifier les possibilités d’automatisation et d’établir le suivi des performances : elles doivent inclure a minima la source des documents, les taux d’automatisation de la classification et de l’extraction, la productivité des utilisateurs et les coûts par document/canal.

Personnalisation des projets

Tous les projets sont différents : la solution CDA doit permettre l’exécution aisée des fonctions communes, tout en autorisant la création de scripts pour les projets plus spécifiques liés à une application donnée. Il est indispensable de pouvoir ajouter des scripts aux projets CDA et procéder facilement à leur débogage afin que le système exécute précisément les actions requises.

Intégration avec les applications RPA et les systèmes BPM/DCM

Les exigences et les applications RPA se développent pour inclure la CDA et l’automatisation des processus (gestion des processus métier et gestion dynamique des dossiers). L’automatisation des processus est nécessaire pour prendre en charge les règles métier, les formulaires utilisateur et la gestion des exceptions : c’est le strict minimum. La solution CDA doit faire partie d’une plateforme plus étendue proposant des fonctionnalités d'automatisation robotisée et de gestion des processus afin de simplifier l’achat, la gestion des licences, l’exploitation et la maintenance, et de garantir une orientation stratégique homogène de la part de l’éditeur offrant ces composantes et unifiant les plateformes.