Vérifiez-vous régulièrement les données de base clients de votre entreprise et les mettez-vous à jour de façon systématique ? Comme les institutions financières, les entreprises exportatrices et internationales sont tenues de respecter un ensemble de lois et de règlements visant à prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, notamment la loi allemande contre le blanchiment de capitaux (AML), la directive européenne relative au blanchiment de capitaux et la loi sur le commerce extérieur. Dans ce contexte, il vous incombe de vérifier les informations relatives à vos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux en les croisant avec des listes de sanctions toujours plus nombreuses et complexes. Cette tâche étant difficile à effectuer manuellement, bon nombre d’entreprises ne considèrent pas la vérification et la mise à jour de leurs données de base comme une priorité alors qu’elles le devraient.
Données de base : satisfaire à l’obligation de validation régulière
La principale raison invoquée pour justifier l’absence de vérification régulière des données de base est le manque de temps et de personnel. La solution : exploiter des agents logiciels qui vérifient automatiquement et rapidement l’ensemble des données, conformément aux réglementations et selon la fréquence définie, et qui les comparent à diverses bases de données ou listes de sanctions externes. La solution d’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) de Kofax Kapow vous permet de créer ces agents logiciels de manière rapide et à un coût raisonnable. Grâce à ces outils, vous avez notamment la garantie que les coordonnées et les numéros d’identification fiscale dont vous disposez sont systématiquement actualisés. Vous évitez ainsi les retards de traitement de vos factures et les coûts supplémentaires induits par la correction des erreurs qui se sont glissées dans vos documents (factures, bons de livraison, commandes et confirmations de commande, etc.).
Voici une description simplifiée du fonctionnement de ce processus :
- L’agent reçoit les informations lui indiquant la source de données à laquelle il doit accéder (ainsi que les données de connexion ou d’authentification, le cas échéant).
- Vous définissez les données que l’agent doit rechercher. Par exemple, le numéro d’inscription au registre du commerce, le numéro de TVA, l’adresse, etc.
- L’agent reçoit les instructions à suivre s’il trouve les données demandées. Par exemple, copier les données trouvées à l’étape 2 dans le champ défini d’une base de données ou d’une feuille de calcul Excel, ou déclencher par e-mail un workflow de clarification en cas d’incohérences entre les données.
Pour savoir comment rationaliser les processus de gestion des données de base et optimiser d’autres processus métier à l’aide de notre solution RPA, téléchargez notre livre blanc : « Rendre Vos Processus Financiers Plus Rapide, Plus Efficace Et Moins Couteaux Avec La Robotic Process Automation (RPA) »
