Savez-vous combien de temps votre personnel passe à se connecter à différents portails fournisseurs et clients pour récupérer ou charger des factures, bons et confirmations de commande, etc. ? Avec la multiplication des portails en libre-service utilisés par les entreprises pour le partage de documents, le simple fait de vérifier la présence éventuelle de nouvelles données prend toujours plus de temps. La raison ? Au moins quelques-uns de ces portails sont directement connectés aux systèmes internes des entreprises par le biais d’une interface bidirectionnelle.
Transfert automatique des données entre les portails et les systèmes internes des entreprises
La technologie d’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) fait gagner du temps à vos employés et optimise leur efficacité en assurant une intégration rapide et simple par rapport aux interfaces individuelles. La solution Kofax Kapow vous permet de créer, en quelques heures à peine, des agents logiciels qui réaliseront pas à pas les tâches actuellement confiées à votre personnel, par exemple : récupération ou chargement de factures, offres, commandes ou confirmations de commande entrantes, transfert de données pour les notes de frais de déplacement à partir de portails tels que Air Plus, etc. Kofax Kapow se connecte automatiquement aux portails désignés, selon la fréquence définie, et exécute rapidement l’ensemble de ces tâches 24 h/24, 7 j/7, et ce, en toute fiabilité et sécurité, sans aucune erreur.
Vous bénéficiez ainsi de processus rentables, efficaces et transparents, tout en ayant la possibilité de partager des informations importantes dans le cadre de vos processus sans aucune intervention humaine. Autre avantage : le traitement plus rapide de documents tels que les notes de débit et les avoirs permet de rationaliser votre trésorerie, car vous pouvez bénéficier de remises et réduire vos créances.
Voici une description simplifiée du fonctionnement de ce processus :
- Vous définissez le portail auquel l’agent logiciel doit se connecter et vous enregistrez les données nécessaires à la connexion (URL, nom d’utilisateur, mot de passe). Vous configurez la fréquence et les heures de connexion.
- Vous définissez les données et les documents que l’agent doit rechercher. Par exemple, des fichiers PDF avec en ligne d’objet les termes « facture » ou « commande ».
- Vous fournissez à l’agent les instructions à appliquer aux données et documents trouvés. Par exemple, envoyer un fichier PDF à la solution de capture, le transférer à une adresse e-mail vérifiée ou l’enregistrer dans une liste de tâches définie, telle que le compte de factures fournisseurs dans ReadSoft Process Director.
Pour savoir comment rationaliser les requêtes de portail et optimiser d’autres processus métier à l’aide de notre solution RPA, téléchargez notre livre blanc : « Rendre Vos Processus Financiers Plus Rapide, Plus Efficace Et Moins Couteaux Avec La Robotic Process Automation (RPA) »
