Dans le dernier billet, j’ai présenté les cinq façons dont la capture des informations pourra révolutionner le traitement des documents et des données. Penchons-nous maintenant en détail sur la première : l’automatisation via la capture centralisée de volumes importants, aussi connue sous le nom de capture par lot.
Quand une entreprise prend-elle conscience qu’elle a besoin d’une technologie de capture des informations ?
Généralement, cela se produit après qu’elle a été confrontée à des erreurs et des retards de traitement, à des opérations onéreuses et difficiles à adapter et au non-respect de la conformité – autant de problèmes liés à des processus papier manuels. C’est là que la lumière se fait : il doit bien exister une meilleure solution ! C’est effectivement le cas.
Des logiciels de capture des informations peuvent être utilisés pour automatiser les processus liés aux documents, afin de réduire les erreurs et les retards, rationaliser les opérations et garantir la conformité à la réglementation administrative et sectorielle. Pour la plupart des entreprises, le premier pas sur le chemin de la capture des informations consiste à se débarrasser du papier. Elles font alors appel à des scanners centralisés pour numériser par lot des volumes moyens à élevés de documents papier. Ces scanners utilisent généralement des pilotes ISIS et des logiciels tiers tels que Kofax Capture et Kofax TotalAgility pour recevoir, traiter et générer les documents numérisés vers un système, un service ou un individu en aval.
Le logiciel tiers sépare automatiquement les documents au sein du lot à l’aide de feuilles de séparation par codes à barres, puis les numérise, les nettoie et les compresse. Les moteurs de reconnaissance optique de caractères extraient les données d’indexation utilisées par les systèmes ECM en aval. Dans les prochains billets, nous explorerons les fonctionnalités avancées des logiciels de capture des informations au-delà de la numérisation et de l’indexation.
Moins de papier, plus de productivité
Les entreprises utilisent généralement l’approche centralisée de capture par lot à des fins d’archivage et de partage. L’objectif est de supprimer le papier du processus et de permettre aux employés d’accéder au format numérique du document aussi rapidement que possible. Cette meilleure visibilité sur les informations a un impact direct et positif sur la productivité et l’efficacité des opérations de traitement documentaire des entreprises.
Celles-ci doivent souvent traiter de véritables montagnes de documents. Certaines peuvent s’engager sur la voie de la capture en s’attaquant aux documents reçus par un service aux prises avec des processus papier, puis étendre la technologie à d’autres services ou lieux de travail. D’autres peuvent opter pour la numérisation et le partage de tous les documents via une salle de courrier numérique. Ce sujet sera traité dans un billet ultérieur.
Le meilleur endroit pour étrenner la capture des informations ? La comptabilité fournisseurs. Ce service peut recevoir des milliers, voire des millions de factures chaque année – factures qui sont reçues, étudiées, copiées, codées, approuvées et archivées manuellement. Sans technologie de capture des informations, le traitement d’une seule facture peut coûter plus de 30 dollars et prendre plusieurs semaines, entraînant des pénalités de retard et la perte d’éventuelles remises pour paiement anticipé. La capture des informations peut aider les entreprises à traiter les informations de façon beaucoup plus rapide et économique, avec un retour sur investissement clair et mesurable (généralement compris entre 6 et 18 mois). Le traitement des factures est le scénario d’utilisation de la technologie de capture des informations le plus courant et le plus éprouvé ces dernières années. De nombreux analystes financiers, parmi lesquels l’Institute of Finance and Management, considèrent désormais cette application comme une meilleure pratique de comptabilité fournisseurs.
Bien entendu, les avantages de la capture des informations vont au-delà de la numérisation des documents pour une meilleure visibilité interne. Dans le cas de la capture des factures, par exemple, la possibilité d’extraire et d’envoyer automatiquement les données importantes au système ERP, le plus souvent sans intervention humaine, est la véritable source des gains de temps et d’argent. Nous étudierons plus précisément ces fonctions de capture avancées, ainsi que la capture multicanale, la capture distribuée et la capture de la salle de courrier, dans notre prochain billet. Restez connectés !
Pour en savoir plus sur les avantages de la capture par lot, contactez-nous dès aujourd’hui.
