Le format PDF offre une multitude d'avantages qui lui ont permis de s'imposer comme le standard de publication auprès de beaucoup d'organisations dans le monde. Ce format permet de distribuer des informations rapidement, de manière économique et flexible, et garantit que les destinataires pourront facilement consulter, explorer, partager et stocker des documents contenant des informations vitales et souvent confidentielles.
Découvrez cinq atouts du format PDF qui vous permettront de répondre aux besoins de vos clients :
1. Pas ou peu de dépenses à engager
Vous n'avez pas besoin d'un programme bien précis pour afficher des PDF. En effet, vous pouvez facilement télécharger l'un des nombreux lecteurs gratuits disponibles sur le marché. Et même s'ils sont gratuits, certains de ces programmes permettent de créer rapidement des PDF de haute qualité, qui pourront être diffusés à moindre coût dans le monde entier, et imprimés depuis quasiment n'importe quel équipement informatique. Avec le format PDF, vous pouvez envoyer n'importe quel document, à n'importe quel client, à n'importe moment !
2. Un même format pour toutes les plateformes
Les PDF s'ouvrent et s'affichent de la même façon sur tous les appareils, car il s'agit d'un format normalisé par l'ISO. Avec des PDF, oubliez les polices manquantes ou les problèmes de mise en forme que vous rencontrez avec des documents texte. Il est essentiel que les documents professionnels ou administratifs s'affichent de la même façon pour tous ceux qui les consultent, en particulier s'il s'agit de formulaires de demande, de factures, d'appels d'offres, de justificatifs fiscaux ou d'autres fichiers similaires. Le format PDF garantit que les fichiers s'affichent toujours de la même façon sur différentes plateformes, sans aucune altération de leur apparence. Chaque utilisateur pourra ainsi consulter les documents tels qu'ils ont été conçus.
3. Le format idéal pour l'archivage
Il est très facile de créer des PDF autorisant les recherches afin de simplifier l'exploration de documents. Si un client reçoit un document très volumineux, il peut ainsi utiliser la fonction de recherche pour saisir un mot-clé et accéder instantanément au contenu qui l'intéresse. Il peut également zoomer sur le document sans dégrader la qualité de son affichage, ce qui est particulièrement utile en cas d'éléments visuels, tels que des graphiques ou des diagrammes. Mais en matière d'archivage, la meilleure option est le format PDF/A-1. Il s'agit en effet du seul format parfaitement adapté à l'archivage et au stockage de PDF à très long terme, puisqu'il garantit qu'ils resteront consultables dans 10 ans, 50 ans, voire même 100 ans.
4. Des fichiers faciles à partager par e-mail
Les fichiers PDF étant de taille compacte, ils peuvent être facilement partagés et envoyés par e-mail. Certaines solutions PDF comme Kofax Power PDF permettent même de réduire à l'extrême la taille de PDF sans pour autant en dégrader la qualité. Les PDF offrent ainsi une solution aux problèmes de bande passante limitée et de coûts de stockage. La conversion de documents de traitement de texte, de feuilles de calcul et de graphiques en PDF peut réduire considérablement la taille des documents, et libérer ainsi de la bande passante et de l'espace sur les serveurs de messagerie électronique. Et en plus, le téléchargement d'e-mails depuis le serveur sera beaucoup plus rapide.
5. Une protection renforcée de vos informations
Vos documents, surtout s'il s'agit d'offres commerciales ou de contrats, peuvent être falsifiés ou tomber entre de mauvaises mains, et cela pourrait avoir de lourdes conséquences. Mais ces risques sont limités avec les PDF, car ces fichiers autorisent des chiffrements 40 et 256 bits, et des mots de passe peuvent limiter leur affichage, leur impression et leur copie. De plus, l'ajout de filigranes permet aux utilisateurs d'apposer leur marque ou n'importe quel texte ou logo sur leurs documents. Enfin, vous pouvez biffer des informations confidentielles en les rendant totalement illisibles et inaccessibles, et avoir ainsi l'esprit tranquille quand vous échangez des documents.
En disposant d'une solution PDF fiable et puissante, telle que Power PDF, vous aurez l'assurance de pouvoir répondre aux besoins de vos clients en leur offrant une expérience documentaire transparente.