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De nombreuses entreprises automatisent actuellement une partie de leurs processus financiers. Pourtant l’automatisation n’est pas encore pleinement exploitée, car certaines étapes se sont révélées parfois trop coûteuses ou tout simplement impossibles à automatiser jusqu’à présent. Grâce à l’automatisation robotisée des processus (Robotic process automation, RPA), les entreprises peuvent enfin automatiser simplement et rapidement ces étapes complexes. Par exemple, grâce à la solution RPA de Kofax Kapow, étroitement intégrée dans la solution ReadSoft Process Director certifiée SAP, vous pouvez créer un nombre illimité d’agents logiciels, selon vos besoins et sans compétences particulières en programmation. Ces agents contrôlent des opérations récurrentes basées sur des règles. Ils sont notamment capables de comparer, d’analyser et de vérifier des informations, ou de rechercher des données spécifiques sur des sites Web, des portails, des bases de données, etc. Ils peuvent aussi copier des informations vers un autre emplacement.

Vous souhaitez optimiser l’organisation de vos processus financiers grâce à la technologie RPA ? Découvrez tous les avantages que cette solution pourrait apporter à votre entreprise.

Avantage n° 1 : Amélioration de la productivité
L’automatisation des processus financiers a un effet particulièrement significatif sur la productivité. Les agents logiciels créés grâce à Kofax Kapow sont opérationnels 24 h/24, 7 j/7 et 52 semaines par an. Par conséquent, vos employés n’ont plus à se soucier des tâches répétitives et chronophages. Ils ont au contraire davantage de temps à consacrer aux activités plus complexes présentant une valeur ajoutée.

Exemple : l’automatisation des requêtes de portail. De plus en plus d’entreprises partagent des informations et des documents avec leurs clients et leurs fournisseurs au travers de leurs propres produits basés sur le Web et disponibles en libre-service. Les employés doivent donc régulièrement se connecter à différents portails pour y vérifier la disponibilité de nouvelles données ou documents à traiter. Il est possible de programmer des interfaces automatisées de transfert des données. Mais le nombre grandissant de portails clients et fournisseurs accable les entreprises, notamment en termes de temps et d’argent (voir point n° 3). Grâce à Kofax Kapow, vous pouvez créer des robots logiciels sans aucunes notions de programmation. Étape par étape, les agents évaluent précisément les tâches qu’un employé aurait à effectuer. Par exemple, à une heure précise, les agents récupèrent ou déposent sur les portails les factures, les commandes, les offres, les confirmations d’offres et de contrats, etc.

Avantage n° 2 : Réduction des délais de traitement
Grâce à l’automatisation des processus, vous pouvez accélérer sensiblement les étapes de traitement et ainsi réduire les délais de traitement des factures fournisseurs. Avantage non négligeable, vous pouvez ainsi bénéficier de remises pour paiement anticipé et optimiser votre trésorerie.

Avantage n° 3 : Réduction des coûts de développement
La création d’agents logiciels selon vos besoins étant facilitée, vous pouvez définir et mettre en œuvre chaque processus. La démarche onéreuse de réingénierie devient alors obsolète. De plus, vous pouvez souvent faire des économies sur la programmation habituellement coûteuse des interfaces, notamment au niveau des échanges de données entre différents systèmes ou portails.

Avantage n° 4 : Amélioration de la transparence sur les processus et renforcement de la sécurité
Pour de nombreux utilisateurs, la transparence accrue des processus apportée par l’automatisation joue un rôle décisif. Les processus automatisés numériques permettent de documenter chaque étape de bout en bout. De plus, vous pouvez à tout moment consulter et étudier le statut de chaque document. Les accès basés sur les rôles et les historiques complets de chaque transaction participent à la transparence et à la sécurité. L’authentification permettant d’accéder aux sites et services Web est gérée par un identifiant utilisateur et un mot de passe, une authentification de base, les protocoles NTML ou OAuth, ou des certificats numériques.

Avantage n° 5 : Optimisation de la qualité des données
L’automatisation des processus financiers par le biais de la technologie RPA apporte un autre avantage, celui de centraliser la disponibilité des données, indépendamment des personnes. De plus, les données mises à jour sont toujours disponibles, car les robots logiciels les vérifient régulièrement, testent leur cohérence et détectent les doublons.

Exemple : la vérification et la mise à jour des données de base. Dans de nombreuses entreprises, les données de base ne sont pas suffisamment vérifiées en raison d’un manque de temps et de personnel. Grâce à la solution RPA Kofax Kapow, vous pouvez vérifier les données de base de vos clients, fournisseurs, partenaires ou autres entités sans dépenses supplémentaires en personnel. Selon un planning prédéterminé, les robots rapprochent rapidement, de manière fiable et sécurisée, toutes les coordonnées avec les bases de données et listes de sanctions définies.

Avantage n° 6 : Réduction du taux d’erreur
Tout le monde sait par expérience que les tâches manuelles sont sources d’erreur. Les erreurs de capture et de transfert manuels des données sont inévitables à long terme, particulièrement lorsque les employés ont une charge de travail élevée. Grâce à l’automatisation s’appuyant sur la technologie RPA, vous pouvez éliminer ces sources d’erreur. De plus, les robots logiciels agissent exclusivement selon des règles et des workflows prédéfinis afin d’assurer le respect des exigences de conformité.

Exemple : la préparation de documents comptables. Les robots logiciels créés par Kofax Kapow effectuent très rapidement et, qui plus est, dans l’ordre adéquat, les tâches de traitement des documents comptables. La vérification des soldes et des données de comptes, la récupération et la vérification des données provenant de différents systèmes et sources de données, ainsi que le transfert de données spécifiques d’une source définie vers une autre source (par exemple, des pièces jointes au format PDF, mais aussi des données basées sur des champs dans des feuilles de calcul Excel) sont automatisés, exempts d’erreurs et exécutés conformément aux exigences de conformité.

Avantage n° 7 : Flexibilité vis-à-vis des systèmes existants
La solution RPA Kofax Kapow étend l’environnement de votre système actuel, qu’il s’agisse de systèmes ERP et CRM, de solutions de portail ou de plateformes de facturation électronique. La solution fonctionne indépendamment de la plupart des plateformes et elle est compatible avec une multitude de standards d’entreprises.

Avantage n° 8 : Plus d’intuitivité
Kofax Kapow vous permet de créer rapidement et simplement des agents logiciels basés sur vos besoins, sans compétences particulières en programmation. De plus, l’architecture serveur centralise l’implémentation des robots logiciels afin de simplifier l’administration, la gestion et la supervision.