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Par Daniel Schmidt, Responsable senior du marketing produits Le 27 Novebre 2018

Les logiciels d’entreprise reconnus comme de véritables sources de valeur tiennent leurs promesses en tout point et permettent de résoudre de nombreux défis souvent très variés à l’échelle de toute l’entreprise. Si le Directeur des finances et de la comptabilité déplore le processus manuel qu’utilise son service pour récupérer les factures sur les portails ou dans les e-mails et pour saisir les informations dans SAP, peut-être ignore-t-il que ce même logiciel permet au Directeur des recettes de surveiller de façon proactive les tarifs des concurrents en vue de les ajuster automatiquement pour proposer des prix inférieurs ou égaux …ou encore qu’il permet au responsable informatique d’automatiser la configuration des utilisateurs.

Vous recherchez une solution capable de répondre à ces questions et aux centaines de défis auxquels votre entreprise est confrontée ? L’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) est une technologie qui exploite des agents logiciels afin d’automatiser les tâches répétitives et les processus manuels, souvent fastidieux, et valorise le travail de vos employés en interagissant avec les sites Web, les applications d’entreprise et de bureau, les bases de données et les opérateurs.

Face à ces innombrables possibilités d’automatisation, vous vous demandez certainement par où commencer. Gardez en tête ces trois fondamentaux : volumes importants, forte valeur ajoutée et enjeux sensibles.

  • Les processus très répétitifs qui impliquent d’importants volumes de données apparaissent comme d’excellents candidats à l’automatisation. Le temps habituellement consacré à leurs opérations chronophages peut ainsi être alloué à des tâches faisant appel à la réflexion et à l’empathie. De fait, les goulots d’étranglement qui jalonnent ce type de processus manuel peuvent in fine nuire à la capacité de développement de votre organisation.
  • Les processus à forte valeur ajoutée jouent un rôle essentiel pour votre entreprise, notamment les tâches « financières » comme les devis ou les processus capables d’améliorer l’expérience client et de réduire la perte de clients.
  • Les processus sensibles sont quant à eux capables de compromettre votre entreprise en cas d’erreur ou de retard. Une simple erreur de copier-coller peut ainsi entraîner un non-respect de la conformité, avec pour conséquences de lourdes pénalités financières, ou la file d’attente d’un processus peut générer des retards fréquents.

Selon un rapport AIIM Industry Watch sur la dématérialisation des principaux processus métier les technologies comme la RPA et la capture intelligente non seulement optimisent les processus, mais elles les réorganisent de fond en comble.

Voici dix processus à automatiser dans vos différents services à l’aide des solutions de RPA:

  1. Intégration d’un nouveau fournisseur, client ou employé
    Bien que ces processus s’étendent de la finance/comptabilité aux ventes/nouveaux comptes, en passant par les ressources humaines (avec une pointe d’informatique), ils sont eux aussi mûrs pour l’automatisation, car tous impliquent un grand nombre de tâches administratives, de validations et d’allers-retours fastidieux entre votre entreprise et un tiers. La RPA vous permet de concevoir un processus d’intégration automatisé de bout en bout, qui inclut jusqu’à la communication des statuts et l’intégration complète des informations dans vos systèmes internes.

  2. Maintenance des informations liées aux fournisseurs, aux clients et aux employés
    De même, les données de ces parties font l’objet de mises à jour régulières : formulaires de changement d’adresse envoyés par les employés, signature de nouveaux contrats annuels avec des fournisseurs ou des clients, etc. La RPA est idéale pour automatiser les processus déclenchés par un événement donné (comme une date anniversaire), une date (tous les contrats partenaires arrivent à échéance le 1er août), un processus ou une tâche (changement d’adresse d’un employé). La RPA garantit que les données sont correctement mises à jour en temps réel dans l’ensemble des systèmes.

  3. Agrégation des rapports
    Ce processus est particulièrement chronophage pour le service finance/comptabilité, notamment en fin de mois, de trimestre ou d’année, lorsque le personnel est accaparé par les tâches de compilation des informations. La RPA est capable d’automatiser les processus de regroupement et d’agrégation des données en un rien de temps, avec à la clé une bande passante supérieure et plus de temps à consacrer à l’analyse et à l’exploitation des informations.

  4. Traitement de la paie
    Fiscalité changeante, exigences en matière de création de rapports et utilisation de systèmes cloisonnés sont autant de facteurs à l’origine de tâches chronophages à réaliser chaque mois lors du traitement de la paie. La capacité de la RPA à recueillir les données et à les connecter avec les différents systèmes (suivi des temps, gestion des ressources humaines, administration des employés, comptabilité fournisseurs, grand livre, création des justificatifs destinés aux impôts et à d’autres services) joue un rôle primordial dans l’automatisation de ce processus.

  5. Règles de vigilance à l’égard de la clientèle
    Si nous avons évoqué plus haut l’intégration des nouveaux clients, nous avons néanmoins éludé une problématique majeure à laquelle la plupart des services d’intégration sont confrontés : les processus de veille et de mise en conformité avec les réglementations, notamment avec les règles CDD (Customer Due Dilligence), KYC (Know Your Customer) et AML (Anti-Money Laundering), sont coûteux et présentent leur lot de défis. La RPA vous permet d’automatiser les opérations d’acquisition, d’amélioration et de distribution des données exactes nécessaires pour garantir la conformité, quelle que soit leur source interne ou externe. En outre, elle contrôle un volume accru de données beaucoup plus rapidement, afin de vous offrir une vue complète.

  6. Suivi des tarifs pratiqués par la concurrence et veille concurrentielle
    Un sondage Retail Dive mené auprès des consommateurs révèle que près de 60 % des acheteurs effectuent des recherches sur les prix et les produits sur leur téléphone mobile lorsqu’ils sont en magasin. Lorsqu’ils font leurs achats en ligne, ils ont recours à des comparateurs de prix. Par ailleurs, les sites marchands tiers hébergés sur des plateformes comme Amazon.com ont souvent recours à des logiciels d’ajustement des prix qui leur permettent de garder l’avantage sur les concurrents, une tâche qui serait sinon chronophage. Au vu du pouvoir dont disposent les clients et les concurrents, il est essentiel pour votre entreprise d’anticiper la stratégie de la concurrence. La RPA permet de surveiller, d’alerter ou d’ajuster les prix de façon proactive selon vos spécifications en temps réel. De fait, vous n’avez plus besoin de consulter des rapports obsolètes, fruits d’une compilation de données sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

  7. Mises à jour CRM
    Les commerciaux ont un seul objectif : vendre. Cette activité représente à la fois leur cœur de métier et la base de leur rémunération. La tâche fastidieuse de saisie des données, comme la mise à jour du système CRM, n’est jamais considérée comme une priorité. Pourtant, ces informations sont essentielles pour que votre entreprise puisse prendre des décisions stratégiques avisées. Laissez la RPA vous libérer de ce fardeau grâce aux mises à jour automatiques qui regroupent les informations sur vos prospects et les reportent dans les champs de votre solution CRM concernés.

  8. Traitement des commandes
    Le processus de commande implique parfois de nombreuses tâches manuelles chronophages : vérification des adresses, saisie des données, impression de la facture et de l’étiquette de livraison, inventaire d’entrepôt et nouvelles commandes en cas de stocks insuffisants. Grâce à la RPA, vous pouvez automatiser et orchestrer ce processus. Les agents logiciels n’étant pas de véritables robots, la seule tâche non prise en charge reste l’emballage des colis.

  9. Planification et suivi des expéditions
    Tâches manuelles par excellence, les opérations de planification/mise à jour des expéditions et la création de rapports sur leur statut dans les différents systèmes internes et sur les portails compromettent souvent l’expérience client. La RPA permet d’extraire les demandes de livraison à partir des e-mails entrants, d’entrer les tâches dans vos systèmes de planification et d’indiquer les heures de retrait sur les portails client/transporteur.

  10. Configuration des utilisateurs
    Nous avons déjà évoqué plus haut l’intégration des nouveaux employés du point de vue des ressources humaines. D’un point de vue informatique, un employé doit ajouter et configurer un nouvel utilisateur afin que la nouvelle recrue puisse se connecter à son ordinateur, à sa messagerie, au réseau, etc. Automatisez ce processus à l’aide de la RPA afin que votre personnel puisse se focaliser sur des tâches en souffrance à plus forte valeur ajoutée. Découvrez de nouvelles façons d’automatiser avec la RPA.

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