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Le 8 juillet 2019 | Par Art Sarno

La comptabilité fournisseurs (CF) est en pleine transition. Sa démarche jusqu’à présent transactionnelle lui conférait un rôle purement administratif consistant à engloutir les factures et à répondre aux appels des fournisseurs. Aujourd’hui, elle apporte de plus en plus une contribution stratégique à l’activité.

La plupart d’entre nous avaient prévu ce revirement de situation. Après tout, la CF a la main sur les liquidités disponibles dans l’entreprise – un élément absolument vital.

L’équipe SSON (Shared Services & Outsourcing Network) a étudié ce changement de mentalité dans un récent livre blanc s’intéressant aux marchés australien et néo-zélandais. Dans cette optique, elle s’est penchée sur les grandes tendances et sur le rôle clé joué par la technologie dans la capacité de la CF à optimiser la trésorerie.

La nouvelle orientation stratégique de la CF nécessite d’exploiter de nouvelles compétences professionnelles, de renforcer la collaboration avec le service des achats, d’instaurer une communication à l’échelle de l’entreprise et, par-dessus tout, de déployer des technologies d’automatisation.

Aussi faut-il déterminer quelle solution d’automatisation CF de bout en bout permet d’ouvrir au maximum le champ des possibilités de ce service.

Obtenir un éclairage grâce aux outils d’analyse

Une solution d’automatisation CF intégrant des fonctionnalités de capture cognitive et des workflows basés sur les meilleures pratiques permet de décharger l’équipe des opérations transactionnelles, pour qu’elle se consacre à des tâches plus stratégiques. Toutefois, les rapports ne suffisent pas à améliorer la prise de décision. Le personnel doit disposer d’un éclairage sur les données, d’où l’utilité des outils d’analyse qui établissent des corrélations et fournissent en temps réel des informations précises et immédiatement exploitables en vue d’optimiser la gestion des fonds de roulement.

Disposer des données adéquates dès le départ

Pour que l’automatisation contribue vraiment à améliorer l’efficacité du service CF, les données dont il dispose doivent être complètes et exactes. Il convient donc de privilégier les solutions optimisant l’extraction du contenu des factures, quel que soit le degré de complexité ou le mode de réception de ces dernières. Or, seuls 24 % des sondés dans le cadre de l’étude SSON ont déployé une solution de traitement des factures entièrement automatisée incluant une fonction de reconnaissance optique des caractères. Les équipes CF concernées ont conscience que la capture et la validation en amont des informations les plus exhaustives possible réduisent les coûts de traitement des factures et garantissent la disponibilité ultérieure des données nécessaires à des fins d’analyse et de visibilité.

Combler les lacunes de l’automatisation

L’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) s’est rapidement imposée comme un moyen d’éliminer les étapes manuelles au sein des processus et entre les systèmes. Associée à une solution d’automatisation CF, la RPA constitue une option économique permettant à la fois d’automatiser les processus récurrents, de supprimer les erreurs liées à la saisie des données et d’accélérer le traitement.

Faciliter les interactions avec les fournisseurs, les clients et les partenaires

Selon le livre blanc SSON, seulement 3 % des requêtes des fournisseurs sont prises en charge par le biais d’un portail en ligne. Cette faible proportion représente un manque à gagner colossal pour les entreprises interrogées. Aujourd’hui, les fournisseurs, les partenaires et les clients (internes comme externes) attendent des entreprises qu’elles leur proposent une expérience numérique conviviale. Alliant transparence et commodité, les portails fournisseurs en libre-service intégrés améliorent considérablement les relations avec ces interlocuteurs.

Nouvelle orientation CF : priorité à l’optimisation de la trésorerie

Il n’est guère étonnant que l’automatisation des factures et la création de workflows figurent dans le livre blanc SSON parmi les trois priorités majeures des 12 prochains mois en ce qui concerne le cycle de l’approvisionnement au paiement. Comme nous l’avons également constaté chez les clients qui entament cette transformation, l’activité s’automatise davantage et gagne en transparence ainsi qu’en rapidité. Résultat : la CF a tout loisir de mener des activités à plus forte valeur ajoutée, comme gérer la trésorerie et optimiser l’efficacité opérationnelle.

 

Automating Accounts Payable: How to Turn Hyper Efficient Accounts Payable into a Cash Contributor

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