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12 scénarios d’utilisation innovants exploitant la RPA dans le secteur de la finance et de la comptabilité

Comme vous le savez sûrement, l’expression « Attention à la marche » tient son origine des transports en commun. Dans le métro notamment, les passagers sont invités à regarder où ils mettent les pieds pour ne pas tomber dans le vide en descendant du train. Autrefois à Londres, les conducteurs et les préposés à l’accueil mettaient eux-mêmes en garde les usagers. C’est dans les années 1960 que la diffusion du message sous forme d’enregistrement (Mind the gap! en anglais) a vu le jour. Devenue incontournable, l’expression est désormais communément employée dans les stations du monde entier.

Nous ne nous intéresserons pas ici à l’écart entre le train et la plateforme, mais aux vides béants qui jalonnent le parcours d’automatisation des processus documentaires et financiers.

Comblez les lacunes d’automatisation de vos processus financiers

Dans un scénario type de transformation numérique, comme l’automatisation des processus financiers d’un bout à l’autre des cycles de l’approvisionnement au paiement, de la commande à l’encaissement et de l’enregistrement au rapport, les solutions de capture et d’automatisation des workflows permettent d’automatiser 50 % à 90 % des processus.

Malgré cela, nous continuons d’identifier des lacunes dans les processus automatisés impliquant une interaction avec plusieurs systèmes : tâches de saisie à réitérer d’une application à l’autre, connexion aux portails fournisseurs pour recueillir des informations et mise à jour manuelle des données financières ou des applications ERP à partir de feuilles de calcul Excel.

Une fois vos processus financiers évalués de bout en bout, quel que soit le degré d’automatisation atteint, vous avez de fortes chances de déceler des vides dans ces processus, d’où l’idée de faire « attention à la marche ».

Envisagez de combler ces lacunes grâce à l’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA). Cette main-d’œuvre numérique intelligente est capable d’automatiser les tâches manuelles de routine comme les opérations de copier-coller, la collecte et la consolidation des données, ainsi que la saisie des données d’une application à l’autre. Voici les lacunes se prêtant le mieux à l’automatisation robotisée.

12 méthodes innovantes pour combler les lacunes grâce à la RPA

Lacunes d’automatisation de l’approvisionnement au paiement

Intégration des nouveaux fournisseurs: de nombreuses entreprises disposent de portails de facturation qui rationalisent la facturation électronique, mais l’intégration des nouveaux fournisseurs reste un processus manuel. Mettez en place un robot logiciel permettant d’approuver les nouveaux fournisseurs, d’émettre un rapport complet concernant leur cote de solvabilité, leurs données fiscales, etc.

Requêtes de portail: les entreprises travaillent souvent avec leurs fournisseurs via des portails dont l’intégration n’est pas bien définie. Tirez parti d’un robotrobot logiciel qui se connectera à tous vos portails et recueillera ou saisira automatiquement les informations à des heures données ou dans le cadre d’un workflow. Ainsi, plus besoin qu’un salarié soit monopolisé par les opérations de copier-coller entre les systèmes.

Comparaisons tarifaires: si vous travaillez avec différents fournisseurs pour vous approvisionner en produits spécifiques aux tarifs fluctuants, suivez automatiquement les variations de prix et les meilleurs tarifs à l’aide d’un robotrobot logiciel. Ce dernier est même capable d’extraire des tarifs catalogue du code Web.

Connaissance du marché: valider les qualifications des fournisseurs de façon périodique pour vous assurer qu’ils répondent à vos exigences est une tâche hautement manuelle qu’il est facile de remettre au lendemain. Chargez un robotrobot logiciel de ces opérations pour obtenir un rapport complet en temps voulu.

Modalités des contrats : pour certaines factures, il faut valider les données contractuelles du fournisseur afin d’en assurer la conformité vis-à-vis des modalités du contrat. Si vous n’avez pas encore automatisé cette fonction, pensez à la RPA.

Lacunes d’automatisation du devis à l’encaissement

Comparaison des tarifs des fournisseurs: lors de la préparation d’un devis client, comparer les tarifs de vos fournisseurs apparaît souvent comme un processus manuel urgent. Laissez un robotrobot logiciel recueillir les données et les transmettre en un temps record.

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Traitement des exceptions dans les commandes: les bons de commande s’accompagnent souvent de conditions telles que le maintien du prix pendant un certain nombre de jours. Un robotrobotlogiciel peut contrôler les prix automatiquement et comparer le prix actuel à celui indiqué sur le bon de commande.

Rapprochement des livraisons : il faut rapprocher les bons de livraison avec les bons de commande pour valider les commandes par rapport aux expéditions. Un robot logiciel peut contrôler et valider les commandes mises en correspondance, en notifiant un être humain uniquement en cas d’exception.

Intégration des clients et maintenance des données de base: comme les fournisseurs dans le cadre du cycle de l’approvisionnement au paiement, les nouveaux clients doivent être approuvés et intégrés, et toutes leurs données validées et mises à jour de façon périodique.

Lacunes d’automatisation de l’enregistrement au rapport

Facilitation de la clôture financière: le processus de clôture financière et de création de rapports regroupe des tâches et des processus (de la clôture de livres auxiliaires à la création et à la mise à disposition des résultats financiers auprès des organismes de régulation) impliquant de nombreux systèmes, services et employés. Le processus nécessite la saisie de données issues de sources telles que des classeurs Excel dans les livres auxiliaires, une opération fastidieuse que la RPA facilite.

Découvrez dans cette démonstration de trois minutes comment les robots logiciels automatisent les opérations de copier-coller et de validation des données entre une feuille de calcul Excel et SAP :

Extraction de données pour clôture des comptes : divers services et pôles disséminés dans toute l’entreprise enregistrent les transactions dans des journaux qui doivent ensuite être consolidés et rapprochés. Un robot logiciel peut recueillir et consolider les transactions, avant de les rapprocher dans votre système ERP.

Gestion des données: l’agrégation des données financières et opérationnelles et l’analyse des performances sont une étape essentielle du processus métier, mais la collecte, le traitement et la mise à disposition des informations pertinentes dans un délai opportun s’apparentent à un véritable sprint. Confiée à un robot logiciel, cette tâche ne pèsera plus sur les épaules d’un personnel stressé par le temps et les cadres disposeront des informations nécessaires à une bonne visibilité sur les activités.

Quels processus financiers pouvez-vous automatiser avec la RPA ?

Télécharger: Rendre vos processus financiers plus rapide, plus efficace et moins couteaux avec la Robotic Process Automation

Note de l’éditeur : cet article, publié à l’origine en novembre 2017, vient d’être actualisé et remanié par souci de précision et d’exhaustivité.