Automatisation du Service Courrier

Améliorez votre service courrier en lui donnant plus de visibilité, de contrôle et en permettant une capture fiable des informations clés à chaque point de contact du cycle de vie du client.

Résumé

Le courrier peut être aujourd'hui segmenté en deux catégories principales. Une première catégorie qui intègre des informations de faible valeur, les documentations marketing et commerciales non prioritaires, les lettres et les colis. La seconde est constituée de documents transactionnels importants contenant des informations essentielles, des demandes externes de produits et de services et ont une influence à la fois sur le processus de décision et le chiffre d'affaires. Aujourd'hui, ces deux types de courrier sont acheminés par les mêmes canaux, gérés de la même manière et sont considérés comme un coût de fonctionnement qui doit être minimisé. Lorsque ces informations et ces documents importants sont transmis dans les systèmes de traitement sans une validation performante et suffisante, ils peuvent avoir un impact négatif sur la réactivité, la fiabilité des décisions et par conséquent sur le chiffre d'affaires.

Qu'est-ce l'automatisation d'un service courrier ?

La solution d'automatisation du service courrier Kofax est conçue pour des volumétries traditionnellement importantes, une ouverture centralisée du courrier avec un processus de distribution permettant la capture et l'acheminement du papier et des communications électroniques dans un format numérique afin de fournir une solution plus rapide, fiable et économique.

De plus, Kofax élargit les fonctions de traitement du courrier aux employés nomades et aux intervenants externes (clients et partenaires) afin de prendre en charge toutes leurs données et d'optimiser l'ensemble des informations capturées par l'entreprise.

Les avantages de l'automatisation du service courrier

Tous les processus métiers ont besoin d'informations fiables pour être exploitées de manière efficace et rentable. En déployant cette solution les clients Kofax tirent tous les avantages d'un processus métier entièrement automatisé qui optimise l'information capturée par leur entreprise pour pratiquement n'importe quel type de transaction et d'interaction au cours du cycle de vie du client.

Augmentation de la qualité des données

En fournissant une qualité d’information la plus élevée possible lors des points de contact client liés aux transactions, les processus métiers peuvent s'exécuter avec un taux d'automatisation plus élevé, réduisant ainsi les erreurs et les risques, améliorant la satisfaction client et augmentant sa fidélité et sa valeur tout au long du cycle de vie du client.

Contrôle

Obtenir un contrôle complet et une visibilité des données et des documents entrants avec un processus holistique répondant à un ensemble de règles de base avant le démarrage ou la progression des processus métiers transactionnels.

Réactivité face aux problématiques de performance

La solution d'automatisation du service courrier Kofax fournit une visibilité et des données fiables sur les problèmes de performance et de qualité de service du service courrier.

Validation plus rapide

Permet la validation des règles gestion et des processus de correction pour progresser plus rapidement avec une automatisation plus performante et une participation plus productive des travailleurs de la connaissance ou des intervenants externes, tels que les clients.

De Meilleures Décisions

Améliore la prise de décision grâce à un niveau de qualité de l'information enregistrée dans le système toujours plus grande, permettant d'augmenter les ventes et la rentabilité tout au long du processus.

Améliore la Réactivité Client

Accélère les délais de réponses et la transmission plus rapide des documents justificatifs et des modifications apportées aux informations.

Productivité Accrue

Permet d'atteindre une plus grande productivité entre les travailleurs de la connaissance grâce à une solution qui simplifie la circulation des documents conformes et prend en charge plus efficacement les tâches nécessaires pour corriger les documents non conformes.

Comment cela fonctionne t-il ?

Les entreprises sont confrontées à un certain nombre de problèmes liés à la collecte et au maintien de données fiables nécessaires au fonctionnement de leurs processus métiers. Le traitement manuel et l'acheminement du papier et des communications électroniques sont coûteux, lents et source d'erreurs. Les erreurs de courrier ont un impact sur l'efficacité et la rentabilité les processus d'un centre de profit ; la visibilité sur la performance du service courrier est alors insuffisante. Combinés à d’autres contraintes habituelles, ces éléments renforcent la nécessité d'une approche automatisée pour gérer un service courrier multicanal.

Digital Mailroom - Data and Document Capture

Avec la seule et la meilleure plate-forme intégrée de service courrier numérique du marché, les clients Kofax peuvent traiter tous types de documents, à n'importe quelle étape d'un processus métier. Ils peuvent extraire des métadonnées fiables et corriger tout type d’erreur à tout moment grâce à une communication client et une gestion des processus automatisés. Dans ces conditions les processus métiers coûteux ou à forte valeur ajoutée démarrent et progressent de manière efficace.

La solution Kofax d'automatisation du service courrier fournit :

  • Une meilleure visibilité, un contrôle et un traitement automatique de toutes les tâches du service courrier
  • La capacité à prendre en charge tous les nouveaux canaux d'acheminement des messages, tels que le mobile, les imprimantes multifonctions et les soumissions en ligne
  • Une extension de la validation des règles de gestion au client, au centre de profit ou à tout autre point où le niveau de compétence locale permet de détecter les documents incomplets ou non conformes.

Avec la solution d'automatisation du service courrier, les processus qui prenaient des jours ou des semaines en actions correctives itératives peuvent être déclenchés et résolus en quelques minutes.

Kofax est leader dans les deux principales fonctionnalités indispensables pour mettre en œuvre une automatisation véritablement efficace du service courrier numérique. Classé leader par Forrester Research1 pour la capture multicanal et le Dynamic Case Management, les entreprises peuvent être assurées qu'un partenariat avec Kofax leur permettra de tirer tous les avantages de l'automatisation d'un service courrier numérique.

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