Kofax SupplierExpress

Portail CF en libre-service qui réduit les coûts des fournisseurs et des acheteurs

La mise en œuvre d’un processus de comptabilité fournisseurs (CF) efficace permet de réduire le travail fastidieux associé à la capture et à la saisie des factures. Les niveaux de service et les coûts des comptes fournisseurs dépendent également des demandes effectuées par ces derniers concernant la réception des factures, la date de paiement prévue, les modifications des informations du compte, etc. Kofax SupplierExpress est un portail CF en libre-service dédié aux fournisseurs qui accroît leur productivité financière et leur satisfaction. Non seulement Kofax SupplierExpress réduit les dépenses associées à la capture et à la saisie des factures, mais il diminue également les coûts en automatisant les demandes courantes, en facilitant la communication et en assurant la maintenance en libre-service des informations des comptes fournisseurs.

Envoi automatique des factures

L’envoi des factures en libre-service diminue considérablement les coûts des fournisseurs et des acheteurs. Les fournisseurs éliminent les coûts, notamment de main-d’œuvre, mais aussi les retards liés à l’impression et à l’envoi des factures. Les fournisseurs suppriment ainsi tout risque de retard de paiement dus aux délais trop longs de réception des factures. Les fournisseurs sont assurés d’atteindre leur principal objectif et reçoivent un accusé de réception immédiat de leurs factures de la part de l’acheteur. Les acheteurs suppriment quant à eux les coûts du service courrier pour la réception, le traitement, le tri et la numérisation des factures. Avantage supplémentaire, les fournisseurs comme les acheteurs tirent avantage de factures plus précises, tout en réduisant leur impact sur l’environnement.

Suppliers can inquire on the status of their invoices anytime
Les fournisseurs envoient leurs factures en téléchargeant un fichier PDF sur lequel ils saisissent leurs informations de base.
Le fournisseur et l’acheteur gagnent ainsi du temps et de l’argent.

Suppression de la saisie manuelle des données grâce à PO Flip

Les fournisseurs peuvent transformer les bons de commande en factures en utilisant les données directement extraites du bon de commande de l’acheteur. PO Flip leur évite ainsi de saisir manuellement les factures. PO Flip permet aux fournisseurs de générer des factures plus précises et fait gagner du temps et de l’argent aux acheteurs.

Gain de temps grâce au système de demande en libre-service

SDes études ont démontré que le personnel chargé des comptes fournisseurs pouvait consacrer jusqu’à 30 % de son temps à traiter les demandes de base des fournisseurs, notamment sur l'état de paiement des factures. Grâce à Kofax SupplierExpress, les fournisseurs peuvent envoyer leurs demandes en ligne et en temps réel et consulter l’état de leurs factures, leurs bons de commande et leurs informations de paiement. Les fournisseurs n’ont ainsi plus besoin d’attendre une réponse par courrier électronique ou par téléphone, ce qui accélère la récupération des informations de base sur l'état des factures.

Suppliers can inquire on the status of their invoices anytime
Les fournisseurs peuvent vérifier l’état de leurs factures à tout moment.

Simplification des communications sur les transactions

Les désaccords sont inévitables. Les méthodes de communication traditionnelles telles que le courrier électronique et le téléphone sont inefficaces et ne fournissent pas une traçabilité complète des communications entre l’acheteur et le fournisseur. Les informations sont généralement uniquement disponibles auprès des deux personnes immédiatement concernées. Grâce à la messagerie de Kofax SupplierExpress, toutes les communications entre l'acheteur et le fournisseur sont enregistrées et peuvent être consultées par les deux parties.

Chaque communication est associée à la transaction dont il est question. Le système de communication avancé de Kofax SupplierExpress permet d’augmenter la productivité, de résoudre plus rapidement les désaccords et de régler les factures dans les délais impartis. De plus, grâce à l’intégration de l'historique des communications associées aux différentes transactions, la responsabilité de chaque partie est clairement affichée.

Une adoption facilitée par l’intuitivité

Kofax SupplierExpress a été conçu pour atteindre les objectifs d’automatisation des processus de capture et de saisie des factures. Il permet de répondre en libre-service aux demandes courantes des acheteurs et des fournisseurs. L’interface utilisateur en libre-service, accessible à partir de tout navigateur Web, est simple et intuitive.

Développé pour informer tous les fournisseurs sur l'état de l’ensemble de leurs factures (papier, électroniques, avec ou sans bon de commande), le logiciel Kofax SupplierExpress représente une solution complète, simple à déployer et peu coûteuse pour la gestion des principales interactions des fournisseurs.

Optimisation des interactions entre acheteurs et fournisseurs

Kofax SupplierExpress automatise les communications entre acheteurs et fournisseurs, réduisant ainsi les préoccupations des deux parties. Chacun bénéficie d’un accès simplifié, d’une meilleure visibilité du processus de paiement et d’un moyen de communication plus efficace.

  • Réduction des coûts associés au processus CF.
    • Productivité accrue du service chargé des comptes fournisseurs.
    • Réduction des coûts de capture et de saisie des factures.
    • Réduction du temps consacré à la résolution des différends et des coûts associés.
    • Réduction du temps et des coûts liés à la mise à jour des informations des comptes fournisseurs.
  • L’accélération des délais de traitement des factures permet de réduire les pénalités pour retard de paiement et d’augmenter les remises pour paiement anticipé.
  • Adoption simplifiée.
  • Amélioration du retour sur investissement de l’automatisation du processus CF.

Gestion plus efficace de la trésorerie

L'amélioration de la communication entre les fournisseurs et les acheteurs facilite le traitement des factures et réduit les délais. Ainsi, le département financier peut éviter les pénalités pour retard de paiement, obtenir des remises pour paiement anticipé et gérer plus efficacement la trésorerie.

  • Réception immédiate et précise des factures, supprimant ainsi les erreurs et les retards traditionnellement associés à la transmission de documents papier.
  • Résolution garantie et rapide des désaccords, évitant tout retard dans le processus d'approbation.
  • Base innovante pour la mise en place de conditions de paiement et de remises.
  • Amélioration du service pour les fournisseurs.

« Disponible sur site ou sous forme hébergée. Contactez Kofax pour obtenir des informations complémentaires. »