Kofax MarkView pour AP

Traitement optimisé des transactions AP

Réduire les coûts de traitement et renforcer les contrôles

Kofax MarkView for AP optimise le traitement transactionnel en mettant en application les meilleures pratiques, en intégrant toutes les informations associées et en exploitant le système d’ERP existant. Les centres de service financiers partagés exploitent Kofax MarkView for AP dans toute l’entreprise, en intégrant les secteurs d’activité et les noeuds géographiques. Les avantages sont clairs : les sociétés peuvent réduire les coûts et les erreurs, augmenter la visibilité et la vitesse, renforcer les contrôles et maximiser l’utilisation de la trésorerie.

Contrôle financier renforcé, amélioration des services et diminution des dépenses

Kofax MarkView for AP fournit aux professionnels des CC une vue en ligne de chaque facture tout au long des processus d’approbation et de paiement, ce qui renforce le contrôle, maximise la productivité et réduit les coûts au minimum. Les factures sont capturées dans le système d’ERP le jour où elles arrivent d’un fournisseur. Il n’y a plus de conjectures à la fin du mois pour les cumuls, car toutes ces informations sont capturées, suivies de près et enregistrées dans le système des comptes créditeurs de l’ERP et dans MarkView. Un référentiel simple pour toutes les factures, les justificatifs associés et leur historique de traitement accroît le contrôle financier de l’entreprise et réduit également considérablement le risque de paiements en double, de paiements excessifs, d’erreurs et de fraude.

Avec Kofax MarkView for AP, la productivité des employés des CC est considérablement augmentée, ce qui permet aux services de CC de se développer sans ajouter de personnel et sans réaffecter des ressources. La gestion de trésorerie est maximisée car chaque facture est gérée de près depuis la réception jusqu’au paiement et les règles économiques effectuent des compensations appropriées entre la date de paiement, les remises potentielles et les pénalités de retard de paiement. Cette automatisation réduit des coûts tout en garantissant la satisfaction du fournisseur. L’intégration entre Kofax MarkView for AP et le système des comptes créditeurs de l’ERP implique que toutes les données adéquates sont saisies une seule fois et dans un seul système, le système d’ERP, ce qui offre une source de confiance unique et donc un coût de propriété inférieur.

Un accès web en libre service aux informations d’état des paiements et aux factures elles-mêmes est fourni aux employés concernés, ce qui limite les demandes coûteuses dans les CC. L’accès en ligne à toutes les informations associées aux CC réduit considérablement les délais, la complexité et le coût des audits. C’est une solution extrêmement performante qui vient parfaitement compléter le système PGI existant.

Exploiter le système PGI existant

Avec Kofax Capture, le processus de capture et de gestion de toutes les données des factures est entièrement automatisé et accéléré, permettant aux entreprises de fluidifier et d’automatiser entièrement les processus de l’approvisionnement au paiement. Par ailleurs, les modules Kofax Transformation Modules proposent la classification, l’extraction et la validation intelligentes des documents. La plupart des systèmes d’ERP ne sont pas entièrement exploités car les processus d’entreprises qui touchent ces systèmes chers n’ont pas été optimisés. Le volume d’échange de courriels, de télécopies et de papier persiste bien après la fin de la mise en oeuvre d’un ERP. En capturant toutes les données des factures avec précision et le plus tôt possible à l’aide de Kofax Capture et des modules de transformation, les organismes peuvent mieux atteindre une véritable automatisation de bout en bout du processus de l’approvisionnement au paiement. Kofax intègre les meilleures pratiques de dizaines d’années d’expérience utilisateur et des centaines de mise en oeuvre dans des flux de processus de CC qui éliminent les goulots d’étranglement de la communication et qui optimisent les processus de CC.

Kofax MarkView for AP gère les transactions avec ou sans BC. Avec les factures pré-approuvées et avec BC, le processus de résolution de conflits, habituellement compliqué, est optimisé car toutes les informations des factures sont automatiquement capturées, extraites et validées avant d’être fournies à l’utilisateur responsable de la résolution du conflit. Avec Kofax MarkView for AP, toutes les information et tous les outils sont immédiatement accessibles à l’utilisateur pour résoudre le blocage/conflit et pour approuver le paiement de la facture. Si Kofax MarkView for AP ses individus requièrent des informations de la facture ou du bon de commande, MarkView fournit l’accès en ligne à toutes les informations associées, ce qui réduit considérablement le coût et le temps consacrés par les CC pour retrouver ces données.

Avec les factures sans BC, Kofax MarkView for AP apporte les factures des fournisseurs directement aux CC et optimise le processus de codage et d’approbation. MarkView exploite les hiérarchies d’approbation et la sécurité du système d’ERP pour acheminer la facture au responsable de secteur d’activité compétent par un courriel contenant un lien. Lorsque le responsable clique sur le lien, la facture est affichée dans un navigateur pour que le responsable l’examine, la code et l’approuve. Les codes de centre de coûts, qui peuvent être très longs et difficiles à retenir, sont entrés précisément la première fois avec MarkView et sont contre-vérifiés et validés en temps réel par rapport aux tables de l’ERP. Le responsable clique simplement sur “approuver” ou “rejeter” pour compléter leur rôle dans le processus de facturation.

Accès facile aux données

Kofax MarkView for AP intègre le premier service sur la marché de capture, classification, extraction d’informations et validation de documents, avec un ensemble complet de flux de travail des meilleures pratiques, permettant l’interaction via un navigateur Internet, la plupart du temps de la même façon qu’avec un document papier. Kofax MarkView for AP offre un processus métier unique et cohérent pour tous les types de médias (papier, fax, EDI, factures électroniques, etc.), englobant tous les rôles d’utilisateur, tous les sites et tous les modèles de fonctionnement. Les post-it, le surlignage, les commentaires et les actions sont placés sur le document électronique. L’accès Web à ces documents, depuis l’entreprise ou depuis l’extérieur, étend la participation au processus au-delà du service des CC. Les responsables de secteur d’activité et les fournisseurs peuvent utiliser le système sans aucune formation, car il n’y a aucun formulaire ni écran compliqué à apprendre. Toutes les sources d’information étant capturées et manipulées dans une interface familière, le processus d’entreprise est cohérent. Kofax MarkView for AP est le seul produit logiciel fournissant une solution complète d’automatisation des CC auprès d’un seul vendeur.

Avantages de Kofax MarkView for AP

  • Réduction des durées de cycle, ce qui accroît la satisfaction des clients internes et externes et maximise le flux de trésorerie. Les paiements rapides permettent des remises pour paiement anticipé, éliminent les coûts des retards et réduisent la probabilité de paiements en double provenant du renvoi par les fournisseurs des factures en retard.
  • Fin de la perte et du mauvais classement des documents. Les factures sont capturées en ligne immédiatement, elles ne sont donc jamais perdues ni mal rangées. La copie, la télécopie et le renvoi des factures sont supprimés.
  • Réduction des coûts de transport et de stockage des documents, grâce à l’élimination de l’envoi des factures pour vérification et approbation et par la suppression du besoin d’un espace de stockage physique.
  • Amélioration de la productivité grâce à la réduction du temps consacré à la préparation des factures des CC, à l’approbation du responsable, à la gestion des demandes des fournisseurs ainsi qu’au traitement administratif.
  • Visibilité des traces dans l’historique d’audit. Toutes les informations justificatives étant gérées en ligne pour une transaction de CC donnée, les entreprises ont un processus d’audit plus efficace et plus précis. Les demandes d’audit pour les factures et leurs justificatifs associés sont gérées par le libre service en ligne.
  • Réduction ou élimination des amendes et des pénalités liées aux audits manqués ou aux problèmes de conformité.
  • Amélioration des métriques et du contrôle de la performance. Les données en temps réel facilitent les améliorations de processus constantes. Des évaluations telles que le coût par facture ou le coût par ligne d’article de facture sont facilement suivies.
  • Amélioration du contrôle et de la visibilité. Des politiques de contrôle telle que la différentiation des tâches de traitement des factures et l’entretien des fournisseurs peuvent être appliquées par des gestions de processus automatisées. Les CC ont une vue claire des processus qui peut contribuer à éviter et à détecter des pertes dues à la fraude.
  • Réduction des coûts de reprise après sinistre. Toutes les informations des processus centraux sont gérées en ligne et peuvent facilement être archivées hors du site.
  • Réduction des erreurs de processus qui aboutissent à des reprises improductives, des demandes aux fournisseurs coûteuses en temps et des paiements incorrects, doubles ou en retard.
  • Réduction du coût de la conformité. Les processus automatisés limitent le temps consacré à la conformité Sarbanes-Oxley.

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