Kofax AP Agility

Meilleures pratiques d’automatisation du traitement des factures et de la Comptabilité Fournisseurs par un leader du secteur

Logiciel d’automatisation de la Comptabilité Fournisseurs

Kofax AP Agility automatise de A à Z les opérations de Comptabilité fournisseurs et améliore ainsi la visibilité, le contrôle, l’efficacité et la gestion de la trésorerie. Cette solution dispose de la fonctionnalité de capture d’informations leader du marché et automatise le traitement des factures et la saisie de données. Elle inclut des workflows respectant les meilleures pratiques pour le traitement et la résolution des écarts, et les informations comptables. En outre, elle permet une intégration sécurisée et fiable à tout type d’ERP, y compris aux systèmes propriétaires. En outre, elle permet une intégration sécurisée et fiable à Microsoft Dynamics® AX.

Déploiement dans le Cloud ou sur site

Fondée sur la plateforme TotalAgility® Cloud, AP Agility est disponible sous forme d’abonnement en mode SaaS avec hébergement d’une instance dédiée ou partagée sur Microsoft Windows Azure. AP Agility dans le Cloud propose des fonctionnalités similaires à celles de la solution sur site, tout en réduisant les coûts de mise en œuvre et de maintenance et en minimisant la dépendance vis-à-vis des ressources informatiques.

Processus Intelligent de Capture et de Validation des Factures

AP Agility capture efficacement toutes les factures fournisseurs, afin que chacun des intervenants dispose d’une image précise de ces documents, puis convertit toutes les données y figurant au format numérique en vue de leur traitement automatisé.

Cette solution Kofax vérifie que les factures proviennent de fournisseurs attestés et renvoient à un bon de commande valide : vous avez ainsi la garantie que seules les factures authentiques sont traitées. En outre, grâce à son processus intelligent de capture des données, elle apprend au fur et à mesure des numérisations, de façon à éviter toute perturbation de l’activité à réception de factures provenant de nouveaux fournisseurs ou présentées dans des formats différents.

Meilleurs Workflows et Fonctions D’analyse Exploitables en Matière de Comptabilité Fournisseurs

Facture après facture, AP Agility met en œuvre des workflows uniformes respectant les meilleures pratiques de la Comptabilité Fournisseurs. Résultat : les étapes de codage, de vérification et d’approbation du grand livre sont menées rapidement, efficacement et conformément aux directives et procédures en vigueur. La solution Kofax permet à tous les intervenants de prendre part aux processus de Comptabilité Fournisseurs de façon sécurisée et efficace. Même les responsables débordés peuvent approuver les factures ou résoudre les problèmes depuis leur terminal mobile. Grâce à la visibilité des performances de la Comptabilité Fournisseurs et aux données exploitables qui en découlent, vous êtes en mesure d’identifier les goulots d’étranglement et de bénéficier d’économies potentielles.

Analyse de Bout en Bout

Améliorez votre visibilité à chaque étape de la Comptabilité Fournisseurs, de la capture à la publication, en passant par la transformation, la validation et l’approbation. Exploitez les données d’historique pour améliorer le processus de traitement en aval ; lancez des actions manuelles ou basées sur des règles, telles que les approbations ou les procédures en escalade, en fonction de retours en quasi-temps réel ; optimisez vos performances et gérez au mieux vos dépenses grâce aux données actuelles et passées.

Intégration aux Systèmes ERP

D’un bout à l’autre du processus, AP Agility s’intègre à votre système ERP afin d’accélérer et de sécuriser le traitement des factures, sans pour autant compromettre la précision. Notre infrastructure d’intégration ERP native vous permet d’installer rapidement cette solution Kofax, quel que soit le système ERP utilisé, pour un fonctionnement transparent du processus de Comptabilité Fournisseurs au sein de votre environnement métier et technique existant.

Intégration à Microsoft Dynamics® AX

D’un bout à l’autre du processus, AP Agility s’intègre à Microsoft Dynamics® AX afin d’accélérer et de sécuriser le traitement des factures, sans pour autant compromettre la précision. Grâce à cette intégration native, notre solution valide les factures en fonction des données fournisseur et des bons de commande enregistrés dans AX, pour une synchronisation parfaite de la Comptabilité Fournisseurs avec les autres processus financiers.

AP Agility se fonde sur la technologie Microsoft et s’intègre également à SharePoint, SQL Server, Exchange, Lync et Dynamics CRM. AP Agility est compatible avec Windows Azure et vous laisse donc la liberté d’opter pour un traitement de la Comptabilité Fournisseurs dans le Cloud.

En savoir plus sur Kofax AP Agility pour Microsoft Dynamics AX

Portail fournisseur en libre-service

Kofax SupplierExpress™ réduit le nombre de requêtes coûteuses envoyées à la Comptabilité Fournisseurs et accélère le traitement des factures grâce à un portail hébergé sur le Web qui offre un accès en libre-service au statut des factures et des paiements. Ces informations sont mises à la disposition des fournisseurs et des responsables métier. La Comptabilité Fournisseurs est en lien avec de nombreux intervenants clés, tels que les unités commerciales, le service des achats, les fournisseurs, les employés, la comptabilité, les contrôleurs de gestion, le directeur financier et le gestionnaire. La satisfaction des exigences de ces différents acteurs est une épreuve redoutable, voire un réel fardeau. Le flux ininterrompu des requêtes, des désaccords et des demandes de renseignements ou de résolution d’erreurs risque de freiner la productivité de la Comptabilité Fournisseurs jusqu’à la compromettre. AP Agility SupplierExpress™ offre à l’ensemble des intervenants un accès en libre-service aux tâches liées à la Comptabilité Fournisseurs.

Principaux avantages

Élimination progressive du papier

Consommation de papier divisée par deux lors du traitement des factures et de la Comptabilité Fournisseurs, pour une réduction des coûts d’impression et de main-d’œuvre. Mise à disposition des factures sous forme d’images afin de ne pas perdre l’avantage du « visuel ».

Passage à la facturation électronique

Prise en charge de divers modes d’envoi des factures en vue de faciliter la transition vers des canaux de facturation électronique plus efficaces lorsque les fournisseurs ont encore recours au papier.

Contrôle et visibilité

Amélioration du contrôle et de la visibilité sur l’ensemble du processus de réception et de traitement des factures et des opérations de Comptabilité Fournisseurs. À la clé, la création automatique de pistes d’audit, la mise en application de mesures de contrôle métier et la résolution rapide des problèmes.

Traitement accéléré

Gain de temps lors du traitement de la Comptabilité Fournisseurs grâce à la capture automatique des factures, à la mise en œuvre de workflows pilotés selon les dates d’échéance et à l’élimination de toute ressaisie des données.

Réduction des coûts

Diminution du coût par facture en minimisant la part d’intervention humaine et en améliorant l’efficacité du processus d’approbation.

Précision accrue

Élimination efficace des risques d’erreur grâce au processus intelligent de capture des données de facturation et au rapprochement avec le système ERP et les données de base. Apprentissage automatique des nouveaux formats de facture fournisseur permettant de maintenir la productivité.

Optimisation de la trésorerie

Identification et mise à profit des possibilités de remise pour paiement anticipé de façon dynamique. Accélération de la comptabilisation des factures dans le système ERP.

Simplicité d’utilisation et de modification

Interfaces utilisateur non tributaires d’un navigateur favorisant la participation productive des collaborateurs, y compris des travailleurs itinérants. Présentation visuelle intégrée des workflows, des mesures de contrôle métier, des écrans utilisateur, etc. pour une optimisation rapide des processus.